Proses Pembuatan Rencana

Proses Pembuatan Rencana

Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

E. Siapa Pembuat Rencana

1. Panitia Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
2. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
3. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu :
– Pelaksana, tidak disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan
– Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.[6]

Bentuk-bentuk Perencanaan

1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
– Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
– Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
– Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
– Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi

2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
– Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
– Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.

G. Melakukan perencanaan ( planning proses)

1. pengertian tujuan ( goals ) dan rencana ( plan)
Tujuan pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompo aatu seluruh organisasi.
Rencana (plan ) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan. Sebagai seorang manajer perusahaan , tujuan dan rencana adalah sesuatu yang durumuskan olehnya.
2. beberapa jenis tujuan
Pada praktiknya beberapa organisasi ternyata tidak hanya memiliki satu tujuan . ada perusahaan yang bertujuan selain untuk memaksimalkan profit, juga perluasan pasar, dan sekaligus meningkatkan kesejahteraan pegawai perusahaan. Demikian juga kasus yang sama dapat terjadi dengan organisasi non profit. Dengan kenyataan ini kadang kala perusahaan memiliki tujuan yang banyak . sehingga dengan demikian dari sisi semua jumlah tujuan yang ingin dicapai, ada yang dinamakan tujuan tunggal, dan tujuan yang banyak.
Dari sisi kejelasan, tujuan dapat dibedakan dari tujuan:
– Tujuan yang actual dan nyata
– Tujuan yang dinyatakan secara formal
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian
– Tujuan strategis
Tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam waktu relative lama biasanya 3 hinggs 5 tahun lebih.
– Tujuan operasional
Tujuan yang ingin dicapai pada satu periode kegiatan perusashaan biasanya 6 bulan hingga 1 tahun.

Sumber : https://dogetek.co/